Nach DMS kommt KM!

DMS, die Ausgangssituation

Datenchaos, Wiederfinden, hohe Redundanz an Dokumenten auf dem Fileserver, eine Flut an Notes und Access Datenbanken… Keiner blickt mehr durch!

Dieses Szenario kennen die Meisten. Und das ist auch der Grund, warum das Thema Dokumenten Management (DMS) all die Jahre der erste Schritt war aufzuräumen. Auf der diesjährigen DMS Expo 2007 in Köln wird es so deutlich wie nie zuvor, alle Anbieter haben sich wieder auf ihr Kerngeschäft des klassischen Aufräumens durch Katalogisieren, Erkennen und Bearbeiten gestürzt.

Das versteht der Kunde: Scannen bzw. digital erfassen, Posteingangslösungen mit Klassifizierung, OCR Texterkennung, Versionierung der Dokumente, Workflows und Zugriffsrechte, Archivierung (revisionssicher).

Einstige Hypes wie semantische Suchen, automatische Clusterung von Dokumenten, Onthologien und Wissensnetze sucht man vergebens. Vielfach waren das die Hingucker im Vertriebsprozess, aber der Kunde hatte zunächst ganz andere elementare Probleme, die zu lösen waren. Vielfach glaubte man, dass die Summe der bereits vorliegenden Dokumente viel größer sei und dass dieses explizite Wissen, um das es sich hierbei handelt das alleinige Unternehmenswissen sei.

Falsch!

 

 

Die Lösung liegt in der Vernetzung


Das explizite Wissen in Unternehmen macht nach der altbekannten Binsenweisheit nur 20% des Gesamtwissens aus, was Kundenseitig aber mit 80% an finanziellem Aufwand bearbeitet wird.
Wichtig ist beim Einsatz eines DMS Systems, dass alle Quellen berücksichtigt werden, d.h. auch Datenbanken und Services über Sichtrechte für das DMS berücksichtigt werden, damit zumindest eine einheitliche Suche möglich wird. Wenn dann noch die Sichtrechte möglichst liberal vergeben werden, ist der erste Schritt in Hinsicht auf ein Wissensmanagement System getan. Allerdings fehlt bis dato der große Bereich des impliziten Wissens, das sich vornehmlich in den Köpfen der Mitarbeiter befindet.

Wie kommt man an implizites Wissen heran?

Dazu gehört in erster Linie eine offene und kommunikative Unternehmenskultur. Das Mitdenken der Mitarbeiter und Kritik muss nicht nur gedulded, sondern erwünscht sein. Mitarbeiter müssen für Ihre konstruktive Mitteilsamkeit belohnt statt bestraft werden. Das Bereitstellen von Wissen muss deutlich prominenter mit Ansehen verknüpft werden, als der individuelle Besitz von Information. Nur wer Wissen teilt, ist wichtig – wer Wissen hamstert, ist im Sinne des Unternehmens schädlich. Im Grunde kann man sogar soweit gehen, dass einseitiges Sammeln von Informationen nur dem Ausbau der eigenen Position dienen und beim Weggang aus dem Unternehmen dort, ähnlich einer Spionage, Schaden hinterlässt.
Die Frage ist nur, wie man den Mitarbeiter bei der Wissensvermittlung so unterstützt, dass Experten nicht einseitig ausgesaugt werden und keine Zeit mehr für ihre eigentliche Arbeit haben.
Das lässt sich nur mit moderner Software, z.B. mit sozialen Netzwerken schaffen, die die Information durch Foren, Wikis o.ä. mehreren Interessierten gleichzeitig zugänglich machen und zudem einen Spaßfaktor vermittelt, der die zusätzliche Mühe ausgleicht.
Ein soziales Netzwerk in der Hand einer fürsorglichen Unternehmenskommunikation zeigt mit Hilfe von Visualisierungen der Netze die Schwachstellen auf, die Unterstützung benötigen. Die sogenannten „Knowledge-Broker“ müssen personell unterstützt werden und eine Umbesetzung oder Umorganisation darf die funktionierenden Netzwerke nicht kappen.

Wusste man früher gar nicht, wer die Experten sind und wunderte sich über plötzliche ungewollte Effekte evtl. durch hastige Frühpensionierungen, so kann man heute durch diese Erkenntnisse gezielt vorbauen.
Generell werden die Prozesse zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und bei der Arbeitsübergabe z.B. beim Verlassen des Unternehmens durch eine Wissensmanagement Lösung mit sozialen Netzwerken deutlich beschleunigt.

 

 

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